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Cas particuliers

Si vous êtes concerné par un de ces cas particuliers, vous devrez compléter la partie 6 Cas particuliers du bordereau d'enregistrement de thèse. Merci de consulter le ou les cas particuliers par lesquels vous êtes concernés ci-dessous.

Thèse en langue étrangère

De façon générale, si la langue de la thèse n'est pas le français, le doctorant doit fournir :
- un résumé en français de 40 à 60 pages s'il s'agit d'une thèse en cotutelle
- un résumé en français de 20 pages s'il s'agit d'une thèse sans cotutelle
Le résumé substantiel peut être inclus dans le fichier de la thèse.

Merci de nommer correctement votre fichier du résumé substantiel (le résumé substantiel pouvant être inclus dans le fichier principal de la thèse), en faisant figurer le mot "annexes" à la fin du nom du fichier et en précisant la langue du résumé : ex Resumefrancais_DUPONT_Marie_2022_annexes.pdf
Ne pas inclure de caractères accentués ou d'espaces dans le nom du fichier.

Le résumé substantiel ne doit pas être confondu avec le résumé de 1700 caractères figurant sur le fichier de la thèse (en français et en anglais) et avec le résumé de 5 à 10 pages remis aux membres du jury et à l'école doctorale (voir : La soutenance de thèse). Ce fichier doit respecter les consignes de présentation de la thèse, avec la mention « Résumé substantiel » en page de couverture.

Merci de respecter les consignes spécifiques de présentation de la thèse indiquées en page Consignes de présentation de la thèse, rubrique Cotutelles et thèses en langues étrangères.

Thèse en cotutelle

Complétez la partie 6 Cas particuliers du bordereau d'enregistrement de thèse. Merci de respecter les consignes spécifiques de présentation de la thèse indiquées en page Consignes de présentation de la thèse, rubrique Cotutelles et thèses en langues étrangères.

Cas particulier de diffusion : Diffusion mixte - version aménagée de diffusion

La diffusion mixte a pour but la diffusion sur internet de la thèse sans y inclure les documents qui posent des problèmes juridiques de diffusion (données sensibles, documents sous droits, etc. voir aussi la page Annexes et données de la recherche).
Deux versions de la thèse coexistent :

  • la version aménagée de diffusion de la thèse sur internet, expurgée des documents posant problème
  • la version complète de la thèse, diffusée en accès restreint.

Vous devez néanmoins vous assurer que la version complète de la thèse peut bien être diffusée en accès restreint (qui inclut la consultation sur authentification iSorbonne, le prêt numérique entre bibliothèques et la consultation sur place), sinon, d'autres solutions doivent être trouvées, merci de nous contacter sur l'adresse : theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr.

Dans la version aménagée de diffusion, les éléments expurgés sont signalés comme tels dans la thèse : vous pouvez, par exemple, griser les documents sous droits et indiquer, en lieu et place de ces documents, les restrictions appliquées.

Il y a deux possibilités :
- Le fichier de la thèse signale les éléments sensibles expurgés en les masquant

version expurgee
- Les éléments sensibles sont regroupés dans une ou plusieurs annexes. L'annexe n'est pas diffusée sur internet. La version incomplète ( ou "version aménagée de diffusion sur internet"), est consituée uniquement par le fichier de la thèse, sans les annexes, alors que la version complète est constituée de la thèse et des annexes. Sur le fichier de la thèse, une mention signale l'existence d'une annexe diffusée en accès restreint.

annexe specifique

La version aménagée de diffusion sur internet fait l'objet d'une validation par le directeur ou la directrice de thèse. Le dépôt de cette version fait l'objet d'une attestation de conformité spécifique, téléchargeable ici.

Merci de compléter la partie 6 du bordereau d'enregistrement, rubrique Cas particulier de diffusion : Diffusion mixte - version aménagée de diffusion.
Attention : la version complète de diffusion en accès restreint est constituée de tous les fichiers de la thèse (et non uniquement de l'annexe contenant les données sensibles, par exemple).

Merci de prévoir de nommer différemment les fichiers de chacune des versions (au choix de l'auteur, par exemple : These_incomplete_DUPONT_Marie_2023.pdf , These_complete_DUPONT_Marie_2023.pdf ).

En cas de doute, merci de contacter le service des thèses, à l'adresse theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr, pour toute précision.

Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique

Le cas particulier de diffusion version d'archivage pérenne spécifique peut s'appliquer dans les conditions suivantes :
- la thèse et/ ou ses annexes ont fait l'objet d'un reformatage susceptible d'altérer la présentation de la thèse
- la thèse et/ ou ses annexes ont été déclarées éligibles à l'archivage sur le test FACILE après reformatage (si les fichiers ne sont pas éligbles à l'archivage après reformatage, merci de contacter theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr)
- l'auteur de la thèse craint une modification de la thèse lors du reformatage (si l'auteur constate qu'il n'y a eu aucune modification, il est possible de déposer uniquement le fichier reformaté).

Ce type de situation peut se présenter si les fichiers des annexes ne sont pas au format PDF ou si le fichier PDF a été reformaté vers le format PDF/A 1-b avec l'outil Ghostscript.
L'auteur de la thèse est alors en possession de deux fichiers (ou deux jeux de fichiers) :

  • un fichier déclaré éligible à l'archivage sur le test FACILE mais qui peut avoir été altéré par le reformatage
  • un fichier non déclaré éligible à l'archivage sur le test FACILE

Dans ce cas, il est possible de remettre les deux fichiers (ou deux jeux de fichiers) :

  • le fichier déclaré éligible à l'archivage sur le test FACILE : sera archivé au CINES, mais ne sera pas diffusé (sauf exception)  il s'agit de la version d'archivage pérenne spécifique
  • le fichier non déclaré éligible à l'archivage sur le test FACILE :  ne sera archivé au CINES, mais sera diffusé (sur internet ou en accès restreint, suivant le choix de l'auteur)

 archivage spe

Attention, le contenu intellectuel des deux versions doit rester identique, seuls les formats informatiques peuvent différer.
Merci de compléter la partie 6 Cas particuliers du bordereau d'enregistrement de thèse, rubrique Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique, en indiquant les noms des fichiers.

Merci de prévoir de nommer différemment les fichiers de chacune des versions (au choix de l'auteur, par exemple : These_archivage_DUPONT_Marie_2023.pdf , These_diffusion_DUPONT_Marie_2023.pdf ) et de compléter correctement le bordereau :

 bordereau

 

 

En cas de doute, merci de contacter le service des thèses, à l'adresse theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr, pour toute précision.

Annexes et données de la recherche

De quoi parle-t-on ?

Les données de la recherche sont les "enregistrements factuels (chiffres, textes, images et sons) utilisés comme sources principales pour la recherche scientifique et nécessaires à la validation de ses résultats" *. Elles revêtent des formes très diverses (iconographie, captations, données statistiques, entretiens, etc.). Elles peuvent être pleinement intégrées à la thèse (par exemple, dans le cas d'illustrations dans le fichier de la thèse) ou lui être seulement sous-jacentes (par exemple, dans le cas d'un corpus d'oeuvres littéraires étudiées et non reproduites dans la thèse). 
*Principes et lignes directrices de l’OCDE pour l’accès aux données de la recherche financée sur fonds publics

Ces données servent en premier lieu à l'évaluation du travail de recherche lors de la soutenance. Mais leur partage et leur diffusion permettent une réutilisation par d'autres chercheurs, ouvrant la voie à de nouvelles investigations et constituant un gage de crédibilité et de qualité. Accessibles au grand public, elles démocratisent l'accès aux savoirs et permettent l'émergence des sciences participatives. L'ensemble du travail de recherche bénéficie ainsi d'une reconnaissance et d'une visibilité accrue, qui participe à la construction de l'identité numérique du chercheur.

Pour en savoir plus sur les données de la recherche dans la perspective de la Science ouverte et dans le cadre d'un projet de thèse, consultez le guide pratique à l'usage des doctorants

Suivant leur nature et leur forme, la gestion de ces données peut amener des questionnements juridiques et techniques.

Dans le cadre du doctorat, la rédaction d'un plan de gestion des données (vous trouverez ici un exemple de trame) n'est pas encore exigé, mais s'interroger sur les données collectées et traitées permet de faciliter leur gestion, d'anticiper leur diffusion et d'amorcer une réflexion épistémologique.

Une cellule au sein de la DiRVED peut vous accompagner dans le processus de gestion et de diffusion des données, contactez l'alias: donnees-recherche@sorbonne-nouvelle.fr , ainsi que notre équipe à sur l'alias theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr

Données personnelles

Il s'agit d'informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Ces données sont soumises à la Règlementation Générale sur la Protection des Données. On portera une attention particulière à ces données, en particulier si elles sont sensibles (informations sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, données génétiques ou biométriques, données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique). 

Outre la conformité légale, une gestion responsable des données personnelles constitue une démarche éthique et déontologique.

Si vous traitez des données personnelles dans le cadre de votre thèse, il conviendra de contacter la Délégation à la Protection des Données de l'Université Sorbonne Nouvelle.

Différentes solutions peuvent être trouvées pour protéger la confidentialité des données personnelles tout en garantissant la diffusion de l’information à des fins de recherche. Vous pourrez :

  • demander l'autorisation des personnes concernées : voir la page du Comité d'Ethique de la Recherche, un formulaire de consentement libre et éclairé devra être signé par les participants
  • anonymiser totalement les données (retirer tout élément permettant l'identification de la personne, même de façon indirecte), ou à défaut les pseudonymiser ou les anonymiser imparfaitement (retirer tous les éléments d'identification directe des personnes, utiliser des pseudonymes, chiffrer les données avec une clé de cryptage, etc.). Pour en savoir plus, consultez la page dédiée sur le site de la CNIL. Des outils automatiques pour l'anonymisation, comme Amnesia, peuvent vous être utiles.

Tentez d'appliquer le principe "aussi ouvert que possible, aussi fermé que nécessaire" : anonymisez les données qui étayent votre propos pour les inclure dans la thèse, écartez celles qui n'apportent rien à la compréhension de la thèse ou que vous ne pouvez pas anonymiser.
Choisissez un mode de diffusion adéquat. N'hésitez pas à nous contacter par courriel à theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr si vous avez des doutes sur les modalités de diffusion. 

Documents sous droit d'auteur

Il convient de faire la différence entre le respect de l'intégrité scientifique et le respect de la propriété intellectuelle. L'intégrité scientifique doit impérativement être respectée, vous devez systématiquement citer clairement toutes vos sources. Pour gérer efficacement vos références bibliographiques, vous pouvez utiliser Zotero
Le respect de la propriété intellectuelle impose de d'obtenir des autorisations lorsqu'on reproduit une oeuvre de l'esprit. Sous forme de contrat écrit, ces autorisations sont similaires à des licences par lesquels les auteurs des oeuvres vous octroient des droits patrimoniaux. Elles doivent donc notamment préciser les conditions de réutilisation des oeuvres : étendue des droits cédés (le droit de reproduction pour la numérisation de l'oeuvre et le droit de représentation pour la diffusion sur internet), les modes d'exploitation envisagés (internet ou accès restreint), etc.
Des formations au respect du droit d'auteur et à l'utilisation de Zotero sont proposées par la DBU.

Des exceptions à cette règle : 

  • La citation courte : veillez à bien différencier vos citations du texte de votre thèse
  • Le domaine public : cas où l'auteur est décédé depuis plus de 70 ans (sauf exceptions, pour une durée plus longue)
  • L'exception pédagogique et de recherche : permet d'utiliser des oeuvres ou des extraits d'oeuvres, de façon limitée cependant
  • Les licences Creative Commons : par défaut, une oeuvre de l'esprit ne peut pas être reproduite sans autorisation. Les licences Creative Commons permettent aux auteurs de définir en amont les droits et les modalités de réutilisation relatifs aux oeuvres qu'ils produisent

Même si on observe une certaine tolérance dans le domaine de la recherche et de l'enseignement, négliger de demander des autorisations, et à plus forte raison, quand on est en contact direct avec des auteurs ou leurs ayants-droit ou qu'ils sont clairement identifiables, constitue un important manquement au respect de la propriété intellectuelle.
Par ailleurs, obtenir ces autorisations peut être utile dans une perspective de publication d'articles ou de la version remaniée de la thèse, il convient alors de prévoir ce type de réutilisations dans les autorisations demandées aux auteurs.

II convient là aussi de choisir des modalités de diffusion pertinentes lors du dépôt. Toujours en appliquant le principe "aussi ouvert que possible, aussi fermé que nécessaire", il est par exemple possible de transmettre deux versions de la thèse : choisir une diffusion mixte, remettre une "version aménagée de diffusion" permet de déposer une version complète qui sera diffusée en accès restreint et une version incomplète qui sera diffusée sur internet (et excluant les documents sous droits). Voir : Cas particulier de diffusion : Diffusion mixte - version aménagée de diffusion.

Secret administratif, industriel et commercial - Informations classées

Suivant le type de données et les décisions prises en concertation avec l'entreprise concernée (dans le cas d'un contrat CIFRE, par exemple), ou dans le cas de données sensibles ou relevant du secret-défense, il faudra envisager les modes de diffusion appropriés, voire exclure les documents ne pouvant être diffusés. Le code du patrimoine fixe à 25 ans maximum la durée de protection des données industrielles et commerciales.

Contactez notre service sur theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr pour toute information à ce sujet.

Questions techniques - cycle de vie de la donnée et dépôt à la bibliothèque

Il convient, dès le début du cycle de vie de la donnée, c'est-à-dire dès sa collecte, d'envisager les questions techniques liées à l'archivage et à la diffusion. A chaque étape, pensez à documenter vos données, afin que votre recherche soit reproductible.
Les contraintes liées au dépôt légal ne doivent pas être dissociées de cette réflexion. N'hésitez pas à nous contacter sur theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr pour des précisions !

Collecte

Si vous le pouvez, privilégiez dès la collecte des formats éligibles à l'archivage au CINES (signalés avec une coche bleue dans la colonne "archivable dans PAC"), ou à défaut des formats connus et ouverts, dont la conversion vers des formats compatibles CINES est simple et n'altère pas les données (sauf si vous estimez, lors de votre réflexion sur ces données, que ces fichiers n'auront pas à être archivés) ou largement utilisés dans votre discipline.
Commencez à documenter vos données dès leur collecte (indiquez la provenance et les circonstances de leur collecte).

Traitement

Vous trouverez sur cette page, les outils conseillés pour le traitement des données textuelles.

Pensez à nommer correctement vos fichiers : évitez les espaces (utilisez l'underscore _) et les caractères spéciaux. N'hésitez pas à inclure des dates et à versionner vos fichiers. Les noms doivent être parlants pour vos futurs lecteurs et cohérents avec votre thèse. Si vous utilisez une convention de nommage, n'hésitez pas à l'expliciter dans votre thèse ou dans un fichier spécifique. Pour renommer de nombreux fichiers, vous pouvez utiliser des outils comme Ant Renamer qui permet de renommer rapidement et simplement des fichiers. 
Organisez également l'arborescence de vos dossiers et documentez là également: voir dans la section dédiée.

Vous pouvez aussi rassembler les informations disponibles se référant à chaque fichier (date, couverture géographique, auteur, numéro d'ordre, mots-clés, etc.) ou se référant à un ensemble de fichiers (quel traitement avez-vous apporté à vos données, en avez-vous conservé certaines et exclu d'autres, comment les interpréter et les utiliser), dans des fichiers de métadonnées ou directement dans votre thèse si cela est pertinent.

Veillez aussi à la sécurité informatique de vos fichiers pendant la thèse : faites des copies sur d'autres supports que votre PC, privilégiez les sauvegardes automatiques sur serveur. Vous pouvez par exemple utiliser Sharedocs, un des services proposés par HumaNum.

Archivage et diffusion

Outre la thèse, au format PDF, le CINES (Centre informatique national de l'enseignement supérieur) permet l'archivage à long terme (30 ans et plus) de la plupart des fichiers électroniques. Certains formats ne sont pas acceptés par le CINES (croix rouge dans le tableau disponible ici) ne passent pas le test FACILE (croix rouge lors du test d'éligibilité à l'archivage) ou sont en nombre trop important (plus de 30 annexes, il n'y a par contre pas de volume maximal). N'hésitez pas à contacter notre service en amont pour trouver des solutions adaptées à votre thèse.

Les principales orientations proposées sont les suivantes : 

1. l'ensemble de la thèse (thèse + données de la recherche) est archivée et diffusée grâce aux outils proposés par l'ABES (la thèse sera disponible à partir de theses.fr pour la diffusion, et sera archivée au CINES). En faisant coexister plusieurs versions de la thèse, il est possible de moduler : 

  • L'archivage : une version d'archivage pérenne spécifique, passant le test FACILE, est archivée au CINES, tandis que la version remise au jury est diffusée. Cela peut s'avérer utile, par exemple, pour des tableaux Excel qui peuvent être archivés au format PDF ou CSV au CINES et diffusés au format Excel. La version d'archivage n'est habituellement pas diffusée. Le contenu intellectuel des deux versions est identique (à l'exception des éléments n'ayant pu être conservés lors du reformatage). Voir la rubrique Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique

2. la thèse est diffusée grâce aux outils proposés par l'ABES, mais les données de la recherche sont diffusées sur un entrepôt de données. Un lien ou, mieux, un DOI (Digital Object Identifier) est obtenu suite au dépôt sur l'entrepôt. Ce lien peut figurer dans la thèse et dans le résumé de la thèse sur theses.fr ainsi que sur HAL-Theses si la thèse est diffusée sur internet (à noter : il n'existe actuellement pas de champ dédié à ce lien sur theses.fr, mais cela fait partie des évolutions envisagées par l'ABES). Le doctorant dépose lui-même ses données sur l'entrepôt, et communique le lien au service d'appui documentaire à la recherche (merci de nous contacter en amont du dépôt).

Nombre des fichiers

Le nombre de fichiers qu'il est possible de diffuser grâce aux outils proposés par l'ABES est limité à une trentaine. Si le nombre des fichiers à déposer dépasse cette limite, il est préférable de privilégier un entrepôt de données, ou de fusionner les fichiers concernés, si cela est possible et ne nuit pas à leur compréhension.

Arborescence des dossiers

Attention : si les fichiers sont destinés à une diffusion large et à un archivage dans le cadre des outils proposés par l'ABES, l'arborescence des dossiers ne sera pas conservée. Il conviendra donc soit de reprendre le nommage des dossiers dans le nommage des fichiers (à noter : ils ne seront pas forcément classés par ordre alphabétique), soit de privilégier un entrepôt de données (en s'assurant bien-sûr que le dépôt d'une arborescence de dossiers est possible et qu'il n'est pas nécessaire d'effectuer de multiples dépôts).

Images

Même si les formats d'image sont acceptés au CINES, il est souvent plus pratique d'insérer ces images dans le fichier PDF de la thèse (ou un fichier PDF d'annexes), le nombre d'image excédant souvent la limite imposée par le CINES. 

Audio et vidéo

Les formats MP3 n'étant pas acceptés par le CINES, ils doivent être convertis au format MP4 AAC. Certains formats peuvent être convertis grâce au logiciel VLC Media Player.

Applications

Les applications ne sont pas éligibles à l'archivage CINES. Vous pouvez les déposer sur Software Heritage.

XML

Les schémas XSD n'étant pas éligibles à l'archivage, il est généralement préférable de privilégier un dépôt sur un entrepôt de données.

PDF

Les annexes au format PDF doivent porter la chaîne de caractères "_annexes" (au pluriel) en fin de nom de fichier, afin d'être différenciées de la thèse lors du dépôt légal.

Choix de l'entrepôt de données

En fonction de vos besoins et des pratiques dans votre discipline, vous pouvez choisir un entrepôt :

  • disciplinaire : ORTOLANG (sciences du langage), Nakala (Sciences humaines), etc. Nous vous recommandons de choisir l'entrepôt qui est généralement utilisé dans votre discipline.
  • généraliste : Zenodo, Figshare
  • national : Recherche.data.gouv
  • spécifique à un type de données : Software Heritage pour les applications, etc.

Lors du dépôt sur l'entrepôt, pensez à déposer la documentation que vous aurez précédemment rédigée et les éventuelles restrictions à la réutilisation des données. Un lien vers la thèse sur theses.fr ou HAL-Theses pourra également être ajouté à la notice des données sur l'entrepôt (contactez theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr à ce sujet).
Votre documentation et la réflexion sur la gestion des données accompagnant votre thèse peut également faire l'objet d'un data paper, qui pourra être intégré à la thèse ou être publié dans un data journal.

Une fois le dépôt sur l'entrepôt effectué, un DOI (Digital Object Identifier) ou un Handle vous sera généralement fourni par l'entrepôt. Sous forme de lien, ils fournissent un accès pérenne à vos données. Vous pourrez donc les utiliser pour le référencement de vos données lors de vos diverses publications (articles, C.V., etc.).


Doublement référencées, votre thèse et vos données bénéficieront d'une visibilité maximale !

 

 

 

Signalement et diffusion de la thèse

Signalement

Les modalités de signalement de la thèse dépendent en majorité du choix de diffusion choisi par l'auteur lors du dépôt. Une thèse diffusée sur internet est évidemment diffusée de façon plus large, mais également plus largement signalée (c'est à dire référencée) : la notice de la thèse sera présente sur un plus grand nombre de portails, catalogues et moteurs de recherche.

Choisir une diffusion sur internet renforce donc la visibilité du travail du docteur.

A titre d'exemple, une thèse diffusée en accès restreint "intranet" sera référencée uniquement sur le Sudoc, theses.fr et sur le catalogue en ligne de la BSN, alors qu'une thèse diffusée sur internet sera en outre disponible sur HAL-Theses  (thèses en ligne, environnement spéfique de HAL pour les thèses, nommé aussi TEL), et, à terme, consultable à partir de Isidore, DART, NDLTD, etc., la plupart des portails ne moissonnant que les notices des thèses en Open Access.

Diffusion

Les modalités de diffusion de la thèse obéissent à la décision du jury, indiquée dans l'Avis du jury sur la reproduction de la thèse (document complété par le jury à l'issue de la soutenance), puis à la décision de l'auteur, indiquée dans le bordereau d'enregistrement de thèse. Le jury se prononce sur la diffusion de la thèse (la thèse peut être déclarée confidentielle, elle n'est donc pas diffusée jusqu'à une date donnée). En revanche, l'auteur décide du périmètre de cette diffusion (internet ou accès restreint "intranet").

Les modalités de diffusion possibles sont les suivantes :

Internet

Accès libre à la thèse. Diffusion sur la plateforme HAL-Theses (TEL), environnement particulier de l'Archive ouverte HAL, qui permet une visibilité maximale de la thèse. La diffusion sur internet de la thèse (dans sa version de dépôt) n'est pas un obstacle à la publication d'une version remaniée de la thèse.

Accès restreint "intranet"

Accès à la thèse sur authentification (identifiants iSorbonne), en prêt entre bibliothèques numérique et en consultation sur place (dans l'enceinte physique de l'établissement).
Toute reproduction ou diffusion partielle ou totale des fichiers des thèses disponibles sur authentification est interdite.
Toutes les thèses sont diffusées a minima en accès restreint "intranet" sauf clause de confidentialité (sur décision du président du jury).

Embargo

La thèse est diffusée en accès restreint "intranet" jusqu'à la date de fin d'embargo. La date est sur décision de l'auteur, l'embargo devant, sauf exception, être limité à un délai raisonnable (un ou deux ans, cinq ans au maximum).
Elle est diffusée sur internet, sur la plateforme HAL-Theses (TEL) après la date de fin d'embargo.

Diffusion mixte - "version aménagée de diffusion"

L'intégralité de la thèse est diffusée en accès restreint "intranet". Une version incomplète de la thèse, "version aménagée de diffusion" est diffusée sur internet. Ce choix de diffusion peut être recommandé quand la thèse inclut des documents sous droits, non couverts par l'exception pédagogique pour une diffusion sur internet. Voir : Cas particulier de diffusion : Diffusion mixte - version aménagée de diffusion et la page Annexes et données de la recherche.
Cette version incomplète de diffusion sur internet de la thèse est identique en tous points à la version de soutenance de la thèse, à l'exception des éléments expurgés, qui doivent être signalés comme tels dans cette version (vous pouvez, par exemple, griser les documents sous droits et indiquer, en lieu et place de ces documents, les restrictions appliquées).
Elle est visée par le directeur de recherche et doit être remise avant soutenance ou jusqu'à trois mois à compter de la date de soutenance.

Confidentialité

Si la thèse présente un caractère confidentiel avéré, sur décision du jury. La confidentialité répond à des préoccupations liées à présence de données personnelles, de documents protégés par le droit d'auteur, le secret administratif, industriel et commercial ou de documents classés secret défense (voir la page Annexes et données de la recherche) et non à des fins de publication d'une version remaniée de la thèse. En aucun cas, la confidentialité ne peut servir à empêcher la diffusion d'une thèse jugée médiocre.
La thèse n'est pas diffusée jusqu'à la date de fin de confidentialité (date sur décision du jury). Elle est diffusée sur internet ou intranet (suivant décision de l'auteur) après la date de fin de confidentialité. S'il est nécessaire que votre thèse soit confidentielle, vous pouvez faire une demande de confidentialité de thèse, en remettant le formulaire de demande de confidentialité de thèse, dûment complété, aux membres du jury.

Indexation de la thèse

La thèse étant l’aboutissement d’un travail de recherche assurant une reconnaissance du monde scientifique, elle doit être aisément repérable.

Mots-clés libres

Ils doivent être choisis par le doctorant sans aucune limitation. Ils peuvent comprendre des noms propres, sigles, expressions courtes, etc. ou tout élément qui permette de trouver facilement la thèse sur les moteurs de recherche spécialisés ou non. Les mots-clés en anglais sont la traduction exacte des mots-clés en français. Le nombre de mots clés est au choix du doctorant. Pour une indexation pertinente, un nombre de mots-clés compris entre 3 et 12 mots convient généralement. 

Indexation contrôlée RAMEAU (Répertoire autorité matière encyclopédique et alphabétique unifié)

L'indexation contrôlée sera rajoutée par la bibliothèque lors du référencement de la thèse, sur theses.fr notamment. Pour connaître ce vocabulaire contrôlé, consultez IdRef, Identifiants et référentiels de l'enseignement supérieur, ou  le catalogue de la BnF rubrique : Découvrez les notices d'autorité

 

 

Test FACILE et archivage au CINES

Qu'est-ce que le CINES ? Pourquoi tester les fichiers sur FACILE ?

Le CINES (Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur) a pour mission la conservation sur le long terme des thèses électroniques. Pour garantir cette conservation, le CINES n'archive que les formats durables et les fichiers qui pourront être convertis en cas d'évolution des formats. Le test du site FACILE permet de s'assurer que vos fichiers pourront être archivés.
Le CINES permet de tester l'égibilité à l'archivage de plusieurs formats de fichiers. Le test détermine si votre fichier comprend un bug interne qui empêcherait sa conservation sur le long terme. Ce type de bug est très rarement lié au contenu de la thèse et ne peut pas être visible, sauf via le test d'éligibilité à l'archivage FACILE. Il est inutile de modifier le texte de votre thèse pour résoudre le bug.
Cette page traite de l'égibilité à l'archivage des fichiers PDF (de la thèse ou de ses annexes).
Les informations concernant les autres fichiers (sons, vidéos, bases de données, etc.) qui pourraient accompagner la thèse, sont disponibles en page Annexes et données de la recherche, rubrique Archivage et diffusion. De façon générale, contactez theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr si votre thèse contient des fichiers qui ne sont pas en PDF.

Comment tester ses fichiers sur FACILE?

Aller sur la page https://facile.cines.fr/
Cliquer sur le bouton "Choisissez des fichiers - Taille max 2,5 go" et chargez votre fichier à partir de votre poste informatique, puis cliquez sur le bouton "valider". Le test commence par charger les fichiers puis teste leur validité.

Comment comprendre les résultats de FACILE?

Fichier valide
facileok

Si le test ne présente que des coches bleues, notamment sous la colonne Archivable dans PAC, votre fichier est valide. Il peut être envoyé à la bibliothèque sans problème.

Fichier identifié 1.3

facile13
Si le test ne présente qu'une croix rouge sous la colonne "Archivable dans PAC" ainsi que "PDF 1.3" dans la colonne "Format identifié", votre fichier ne présente pas de bug technique (il est bien formé et valide) mais il n’est pas archivable dans PAC car il a été créé dans une version ancienne de PDF (1.3). Cette version n’est plus éligible à l’archivage au CINES. Il vous suffit de convertir votre fichier dans une version plus récente de PDF.
Pour cela, cliquez sur l’onglet Correction PDF de FACILE, puis choisissez l’outil Conversion en PDF 1.7 à l'aide de Ghostscript (en bas de page) :

ghost17

Chargez votre fichier, FACILE vous fournit une nouvelle version du fichier. Votre fichier est converti en PDF 1.7, accepté par le CINES. Cette conversion légère n'a généralement aucun impact sur le fichier, sauf si vous avez utilisé LaTeX lors de la création de votre fichier PDF (la conversion peut rompre les liens internes au document).
Dans le cas de l'utilisation de LaTeX, préférez l'outil de correction PDFtk (en haut de l'onglet Corrections). Vous pouvez également déposer les deux fichiers (avant et après reformatage), voir Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique.

Fichier non éligible

facilenok1facilenok2facilenok3
Votre fichier présente un bug technique, il n’est donc pas archivable dans PAC en l'état. Voir ci-dessous : Quelles solutions pour un fichier non éligible à l'archivage?

 

Quelles solutions pour un fichier non éligible à l'archivage?

Il existe deux solutions pour résoudre le problème d'un fichier non éligible à l'archivage :
- soit reformater le fichier PDF - cette solution est recommandée
- soit modifier le format source du fichier PDF (fichier word) afin d'obtenir un fichier éligible à l'archivage dans tous les cas

Reformater un fichier PDF non éligible à l'archivage

Vous pouvez le convertir avec l’outil Conversion en PDF/A à l'aide de Ghostscript. Cet outil présente le risque de modifier légèrement les fichiers lors de la conversion.
Pour cela cliquez sur l’onglet Correction PDF de FACILE, puis choisissez l’outil Conversion en PDF/A à l'aide de Ghostscript (en milieu de page).


ghostpdfa

Chargez votre fichier, FACILE vous fournit une nouvelle version du fichier.
Conservez l’ancienne et la nouvelle version.
Votre fichier est converti en PDF/A, accepté par le CINES. Étant donné que la conversion peut avoir un impact sur la présentation de votre thèse, vous pouvez choisir, lors du dépôt de la thèse, un cas particulier de diffusion dans le bordereau d'enregistrement, voir : Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique.

Vous trouverez également sur cette page d'autres solutions pour obenir un PDF éligible à l'archivage (à la place de Adobe Acrobat, vous pouvez aussi utiliser Foxit PhantomPDF, qui présente des fonctionnalités similaires), soit en corrigeant le PDF dans Adobe Acrobat, soit en association avec le fichier source Word.

Obtenir un fichier éligible à l'archivage dans tous les cas

Il est possible d'obtenir un fichier éligible à l'archivage en l'enregistrant en tant que PDF/A : voir ici le tutoriel.