Test FACILE et archivage au CINES
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Test FACILE et archivage au CINES

Qu'est-ce que le CINES ? Pourquoi tester les fichiers sur FACILE ?

Le CINES (Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur) a pour mission la conservation sur le long terme des thèses électroniques. Pour garantir cette conservation, le CINES n'archive que les formats durables et les fichiers qui pourront être convertis en cas d'évolution des formats. Le test du site FACILE permet de s'assurer que vos fichiers pourront être archivés.
Le CINES permet de tester l'égibilité à l'archivage de plusieurs formats de fichiers. Le test détermine si votre fichier comprend un bug interne qui empêcherait sa conservation sur le long terme. Ce type de bug est très rarement lié au contenu de la thèse et ne peut pas être visible, sauf via le test d'éligibilité à l'archivage FACILE. Il est inutile de modifier le texte de votre thèse pour résoudre le bug.
Cette page traite de l'égibilité à l'archivage des fichiers PDF (de la thèse ou de ses annexes).
Les informations concernant les autres fichiers (sons, vidéos, bases de données, etc.) qui pourraient accompagner la thèse, sont disponibles en page Annexes et données de la recherche, rubrique Archivage et diffusion. De façon générale, contactez theses-dbu@sorbonne-nouvelle.fr si votre thèse contient des fichiers qui ne sont pas en PDF.

Comment tester ses fichiers sur FACILE?

Aller sur la page https://facile.cines.fr/
Cliquer sur le bouton "Choisissez des fichiers - Taille max 2,5 go" et chargez votre fichier à partir de votre poste informatique, puis cliquez sur le bouton "valider". Le test commence par charger les fichiers puis teste leur validité.

Comment comprendre les résultats de FACILE?

Fichier valide
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Si le test ne présente que des coches bleues, notamment sous la colonne Archivable dans PAC, votre fichier est valide. Il peut être envoyé à la bibliothèque sans problème.

Fichier identifié 1.3

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Si le test ne présente qu'une croix rouge sous la colonne "Archivable dans PAC" ainsi que "PDF 1.3" dans la colonne "Format identifié", votre fichier ne présente pas de bug technique (il est bien formé et valide) mais il n’est pas archivable dans PAC car il a été créé dans une version ancienne de PDF (1.3). Cette version n’est plus éligible à l’archivage au CINES. Il vous suffit de convertir votre fichier dans une version plus récente de PDF.
Pour cela, cliquez sur l’onglet Correction PDF de FACILE, puis choisissez l’outil Conversion en PDF 1.7 à l'aide de Ghostscript (en bas de page) :

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Chargez votre fichier, FACILE vous fournit une nouvelle version du fichier. Votre fichier est converti en PDF 1.7, accepté par le CINES. Cette conversion légère n'a généralement aucun impact sur le fichier, sauf si vous avez utilisé LaTeX lors de la création de votre fichier PDF (la conversion peut rompre les liens internes au document).
Dans le cas de l'utilisation de LaTeX, préférez l'outil de correction PDFtk (en haut de l'onglet Corrections). Vous pouvez également déposer les deux fichiers (avant et après reformatage), voir Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique.

Fichier non éligible

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Votre fichier présente un bug technique, il n’est donc pas archivable dans PAC en l'état. Voir ci-dessous : Quelles solutions pour un fichier non éligible à l'archivage?

 

Quelles solutions pour un fichier non éligible à l'archivage?

Il existe deux solutions pour résoudre le problème d'un fichier non éligible à l'archivage :
- soit reformater le fichier PDF - cette solution est recommandée
- soit modifier le format source du fichier PDF (fichier word) afin d'obtenir un fichier éligible à l'archivage dans tous les cas

Reformater un fichier PDF non éligible à l'archivage

Vous pouvez le convertir avec l’outil Conversion en PDF/A à l'aide de Ghostscript. Cet outil présente le risque de modifier légèrement les fichiers lors de la conversion.
Pour cela cliquez sur l’onglet Correction PDF de FACILE, puis choisissez l’outil Conversion en PDF/A à l'aide de Ghostscript (en milieu de page).


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Chargez votre fichier, FACILE vous fournit une nouvelle version du fichier.
Conservez l’ancienne et la nouvelle version.
Votre fichier est converti en PDF/A, accepté par le CINES. Étant donné que la conversion peut avoir un impact sur la présentation de votre thèse, vous pouvez choisir, lors du dépôt de la thèse, un cas particulier de diffusion dans le bordereau d'enregistrement, voir : Cas particulier de diffusion : Version d’archivage pérenne spécifique.

Vous trouverez également sur cette page d'autres solutions pour obenir un PDF éligible à l'archivage (à la place de Adobe Acrobat, vous pouvez aussi utiliser Foxit PhantomPDF, qui présente des fonctionnalités similaires), soit en corrigeant le PDF dans Adobe Acrobat, soit en association avec le fichier source Word.

Obtenir un fichier éligible à l'archivage dans tous les cas

Il est possible d'obtenir un fichier éligible à l'archivage en l'enregistrant en tant que PDF/A : voir ici le tutoriel.