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Dépôt_thèse

Signalement

Après la soutenance, quel que soit le mode de diffusion choisi (internet ou accès restreint), la thèse est signalée sur :

virtuose Catalogue de la Direction des Bibliothèques Universitaires
sudoc Catalogue Collectif des Bibliothèques Universitaires françaises
these Portail des thèses françaises
dart Portail européen des thèses
isidore Plateforme de recherche en SHS

 

 La thèse peut également être signalée sur :

tel Le serveur TEL de HAL (CCSD), uniquement dans le cas d'une diffusion sur internet
worldcat Le catalogue mondial Worldcat - notice uniquement, pas de diffusion

 

 

Diffusion

Les modalités de diffusion de la thèse obéissent à la décision du jury, indiquée dans l'Avis du jury sur la reproduction de la thèse (document complété par le jury à l'issue de la soutenance), puis à cela décision de l'auteur, indiquée dans le bordereau d'enregistrement de thèse. Le jury se prononce sur la diffusion de la thèse (la thèse peut être déclarée confidentielle, elle n'est donc pas diffusée jusqu'à une date donnée). En revanche, l'auteur décide du périmètre de cette diffusion (internet ou accès restreint "intranet").

Les modalités de diffusion possibles sont les suivantes :

Internet

Accès libre à la thèse. Diffusion sur la plateforme TEL suivant décision de l'auteur.
La diffusion sur TEL est recommandée. TEL est un environnement particulier de l'Archive ouverte HAL, qui permet une visibilité maximale de la thèse.

Accès restreint "intranet"

Accès sur authentification (identifiants iSorbonne). Toute reproduction ou diffusion partielle ou totale des fichiers des thèses disponibles sur authentification est interdite. Disponible en prêt entre bibliothèques (thèses déposées à partir du 1er septembre 2015).
Toutes les thèses sont diffusées a minima en accès restreint "intranet" sauf clause de confidentialité, sur décision du président du jury.

Embargo

La thèse est diffusée en accès restreint "intranet" jusqu'à la date de fin d'embargo (date sur décision de l'auteur).
Elle est diffusée sur internet, sur la plateforme TEL après la date de fin d'embargo.

Diffusion mixte

L'intégralité de la thèse est diffusée en accès restreint "intranet". Une version incomplète de la thèse est diffusée sur internet. Ce choix de diffusion peut être recommandé quand la thèse inclut des documents sous droits, non couverts par l'exception pédagogique pour une diffusion sur internet.

Version d'archivage pérenne spécifique

 Pour des raisons techniques, la version d'archivage est différente de la version de diffusion. Le contenu intellectuel reste identique. Merci de contacter notre service pour de plus amples informations.

Confidentialité

Si la thèse présente un caractère confidentiel avéré, sur décision du jury. La thèse n'est pas diffusée jusqu'à la date de fin de confidentialité (date sur décision du jury). Elle est diffusée sur internet ou intranet (suivant décision de l'auteur) après la date de fin de confidentialité. S'il est nécessaire que votre thèse soit confidentielle, vous pouvez faire une demande de confidentialité de thèse, en remettant le formulaire de demande de confidentialité de thèse, dûment complété, aux membres du jury.

Indexation

La thèse étant l’aboutissement d’un travail de recherche assurant une reconnaissance du monde scientifique, elle doit être aisément repérable.

Mots-clés libres

Ces mots clés figurent :

  • sur les pages liminaires de la thèse
  • sur la 4e de couverture de la thèse
  • sur le bordereau d'enregistrement de thèse
  • dans STEP, interface utilisateur des doctorants de theses.fr. Pour se connecter à STEP, vous devez utiliser les identifiants fournis par le service des doctorats, à contacter par mail à ce sujet.

Ils doivent être choisis par le doctorant sans aucune limitation. Ils peuvent comprendre : noms propres, sigles, expressions courtes, etc.

Le nombre de mots-clés doit être compris entre 3 et 12.

Indexation contrôlée RAMEAU (Répertoire autorité matière encyclopédique et alphabétique unifié)

L'indexation contrôlée sera rajoutée par la bibliothèque lors du référencement de la thèse.

Pour connaître ce vocabulaire contrôlé, consultez le catalogue de la BnF.

 

 

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Qu'est-ce que le CINES ? Pourquoi tester les fichiers sur FACILE ?

Le CINES (Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur) a pour mission la conservation sur le long terme des thèses électroniques. Pour garantir cette conservation, le CINES n'archive que les formats durables et les fichiers qui pourront être convertis en cas d'évolution des formats. FACILE permet de s'assurer que vos fichiers pourront être archivés.

Attention : si les fichiers transmis sont non conformes, nous ne pourrons pas accepter le dépôt. Vous devez donc veiller à nous transmettre des fichiers archivables sur la plateforme PAC du CINES.

Solutions pour les fichiers PDF non conformes

Si vous n'avez pas réussi à obtenir un fichier PDF conforme, vous pouvez reformater le fichier de thèse. Tout reformatage est susceptible d'altérer le fichier. Vérifiez donc l'intégralité du fichier après tout reformatage.

  • Solution 1 - Connectez-vous à Pdfstar. Voir Tutoriel Pdfstar  : cet outil est recommandé car il altère peu les fichiers.
  • Solution 2 - Utilisez les outils disponibles à partir de l'onglet Correction PDF de la page FACILE : Attention : ces outils peuvent altérer vos fichiers : vérifier les fichiers après le reformatage.

Comment obtenir des fichiers conformes?

Fichier source WORD-> PDF/A

Les méthodes suivantes permettent d'obtenir des PDF/A qui sont presque toujours conformes (testez-les dans tous les cas avec FACILE). Le PDF/A est une norme ISO pour les fichiers PDF qui permet leur archivage sur le long terme, sans altération de leur contenu et de leur apparence.

Remarque : vous n'avez pas l'obligation de nous remettre un fichier PDF/A. Tout fichier PDF qui est déclaré "Archivable dans PAC" sur le test FACILE.

LaTeX-> PDF

Les solutions permettant de reformater les PDF issus de LaTeX sont disponibles sur la page https://facile.cines.fr/ sur l'onglet Correction PDF. L'outil PDFtK est approprié pour les fichiers issus de LaTeX. Attention : toute opération de reformatage est susceptible d'altérer les fichiers.

Bases de données et tableur -> PDF

Les fichiers Excel, Access etc. non acceptés par le CINES peuvent être convertis en PDF pour le dépôt, ils peuvent alors être testés sur FACILE. Deux versions de la thèse seront utilisées : la version d'archivage (fichiers PDF) et la version de diffusion (fichiers Excel, Access, etc.). Seule la version de diffusion sera visible pour les lecteurs. Merci de compléter le bordereau d'enregistrement de thèse soutenue en conséquence (choisir : Version d'archivage pérenne spécifique).

Fichiers son, image et vidéo

Le logiciel libre VLC permet de convertir différents fichiers aux formats WAV, FLAC et AAC acceptés par le CINES (notamment les formats MP3). Attention : toute opération de reformatage est susceptible d'altérer les fichiers.

Solution pour les fichiers PDF multiples (Mac)

La création d'un PDF unique peut poser problème avec WORD pour Mac car le logiciel crée plusieurs fichiers PDF à partir d'un fichier Word. Télécharger ici, une solution possible.

 

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Corrections demandées par le jury

Lorsque le jury demande des modifications, le doctorant doit procéder à un deuxième dépôt dans un délai de 3 mois après la soutenance.

La demande de correction doit obligatoirement figurer sur l'avis du jury sur la reproduction et la diffusion de la thèse. Les corrections à titre personnel ne sont pas acceptées.

Les documents demandés sont les suivants :

  • fichier intégral de la thèse au format PDF testé sur FACILE
  • annexes électroniques de la thèse (le cas échéant)
  • résumé substantiel de la thèse au format PDF (le cas échéant)
  • autorisation de second dépôt du directeur de thèse. Email ou lettre rédigés librement ou sur ce modèle
  • Bordereau d'enregistrement de thèse corrigée

Attention : tous les documents remis lors du 1er dépôt (annexes, corpus, documents audio et vidéo, etc.) faisant partie de la thèse doivent être remis une seconde fois.

Les fichiers remis doivent porter la mention "corrige" dans le nom du fichier.

ex : These_corrige_NOM_Prenom_anneedesoutenance.pdf

Ce second dépôt peut être effectué directement par envoi des fichiers par mail. Il est inutile de renvoyer les documents par courrier (contrairement au 1er dépôt, dans le cadre d'un dépôt à distance).

Correction des données administratives de la thèse

Lorsque des informations figurant sur la page de couverture de la thèse (date de soutenance, nom des membres du jury, etc.) doivent être modifiées suite à la soutenance, le docteur doit renvoyer au Service des thèses le fichier intégral de la thèse au format PDF, ainsi que les fichiers d'annexes de la thèse, testés sur FACILE, en pièce-jointe d'un mail attestant sur l'honneur qu'aucune modification n'a été effectuée dans le corps de la thèse.

Cet envoi doit avoir lieu au plus tard deux semaines après la soutenance. Il peut avoir lieu avant la soutenance si les modifications à apporter sont déjà connues.

Attention! Si la thèse contient des annexes, les annexes doivent être remises à nouveau et la page de couverture des annexes doit être modifiée.

corrige_adm_NOM_Prenom_anneedesoutenance.pdf

 

 

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La bibliothèque universitaire contrôle la présence des éléments suivants :

PagesÉléments contrôlés

Page de couverture (1re page du fichier PDF)

- Université Sorbonne Paris Cité

- Université Sorbonne Nouvelle - Paris 3

- Numéro et libellé de l'École doctorale

- Numéro et libellé du/des laboratoires, équipes d'accueil, équipes de recherche, etc. (facultatif)

- Discipline

- Nom du doctorant

- Titre et sous-titre de la thèse

- Nom du directeur

- Date de soutenance

- Composition du jury (nom, qualité, établissement)

Attention : le directeur fait partie des membres du jury, son nom doit donc apparaître deux fois sur la page de couverture

Si vous ignorez la composition du jury et la date de soutenance au moment du dépôt voir : correction des données administratives de la thèse

Pages liminaires

- Titre en français

- Résumé (1700 caractères, espaces compris) en français

- mots-clés en français (6 environ)

- Titre en anglais

- Résumé (1700 caractères, espaces compris) en anglais

- Mots-clés en anglais (6 environ)

Pour plus de détails concernant les mots-clés, voir : indexation de la thèse

4e de couverture (dernière page du fichier PDF)

- Titre en français (respecter majuscules et minuscules)

- Résumé (1700 caractères, espaces compris) en français

- Mots-clés en français (6 environ)

- Titre en anglais (respecter majuscules et minuscules)

- Résumé (1700 caractères, espaces compris) en anglais

- Mots-clés en anglais (6 environ)

- Nom et coordonnées de l'école doctorale

Pour plus de détails concernant les mots-clés, voir : indexation de la thèse

En cas de cotutelle, faire figurer toutes les informations relatives à chacune des Universités sur la même page de couverture ou utiliser deux pages. La plupart de ces informations peuvent figurer dans la langue de l'Université de cotutelle.

Le nombre de mots clés est au choix du doctorant. Pour une indexation pertinente un nombre de mots-clés compris entre 3 et 12 mots convient généralement. Pour plus de détails concernant les mots-clés voir : indexation de la thèse

Les mots-clés en anglais sont la traduction exacte des mots-clés en français.

Il est possible d'inclure une autre langue en plus de l'anglais et du français pour le titre, le résumé et les mots-clés. Le français et l'anglais sont obligatoires.

Les titres, résumés et mots clés figurent :

Un modèle de présentation est disponible. Ce modèle est présenté à titre d'exemple, vous devez vous référer en priorité aux consignes de votre directeur et n'avez aucune obligation de l'utiliser.

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