Conseils techniques

Qu'est-ce que le CINES ? Pourquoi tester les fichiers sur FACILE ?

Le CINES (Centre Informatique National de l'Enseignement Supérieur) a pour mission la conservation sur le long terme des thèses électroniques. Pour garantir cette conservation, le CINES n'archive que les formats durables et les fichiers qui pourront être convertis en cas d'évolution des formats. FACILE permet de s'assurer que vos fichiers pourront être archivés.

Solutions pour les fichiers PDF non conformes

Si vous n'avez pas réussi à obtenir un fichier PDF conforme, vous pouvez reformater le fichier de thèse.

  • Utilisez les outils disponibles à partir de l'onglet Correction PDF de la page FACILE. L'outil PDFtk est adapté aux fichiers PDF issus de LaTeX, mais peut éventuellement être utilisé pour des fichiers PDF issus de WORD. L'outil Conversion en PDF/A à l'aide de Ghostscript est adapté au fichieres PDF issus de Word, mais doivent être vérifiés après reformatage.
  • Utilisez la version d'essai d'Adobe Acrobat Pro. Vous trouverez des tutoriels pour son fonctionnement  : Tutoriel PDF Acrobat Pro et sur l'onglet Tutoriels de la page FACILE. Vérifiez les fichiers après reformatage. Les éléments les plus susceptibles d'être modifiés sont : les caractères non latins et les polices exotiques, les tableaux et schémas.

Dans le cas où un reformatage pose des problèmes de modification du contenu du fichier, merci de remettre deux versions de la thèse : un fichier pour l'archivage (passant le test FACILE), un fichier pour la diffusion (ne passant pas le test FACILE mais dont le contenu ou la présentation sont plus conformes). Merci de compléter le bordereau d'enregistrement en conséquence (choisir : cas particuliers : version d'archivage pérenne spécifique).

 

Comment obtenir des fichiers initialement conformes?

Fichier source WORD-> PDF/A

Les méthodes suivantes permettent d'obtenir des PDF/A qui sont presque toujours conformes (testez-les dans tous les cas avec FACILE). Le PDF/A est une norme ISO pour les fichiers PDF qui permet leur archivage sur le long terme, sans altération de leur contenu et de leur apparence.

Remarque : vous n'avez pas l'obligation de nous remettre un fichier PDF/A. Tout fichier PDF qui est déclaré "Archivable dans PAC" sur le test FACILE est accepté.

LaTeX-> PDF

Les solutions permettant de reformater les PDF issus de LaTeX sont disponibles sur la page https://facile.cines.fr/ sur l'onglet Correction PDF. L'outil PDFtK est approprié pour les fichiers issus de LaTeX.

Données de la recherche

Contactez la bibliothèque en amont du dépôt. Des solutions pour l'archivage, le signalement et diffusion pourront être envisagées.

Les fichiers de base de données de la suite Microsoft Excel et Access ne sont pas acceptés par le CINES.  Ils peuvent être convertis en PDF pour le dépôt, la validité de ces fichiers PDF peut être testée sur FACILE. Deux versions de la thèse seront utilisées : la version d'archivage (fichiers PDF) et la version de diffusion (fichiers Excel, Access, etc.). Seule la version de diffusion sera visible pour les lecteurs. Merci de compléter le bordereau d'enregistrement de thèse soutenue en conséquence (choisir : cas particulieurs : version d'archivage pérenne spécifique). Contacter la bilbiothèque pour des informations complémentaires.

Le logiciel libre VLC permet de convertir différents fichiers sons, image et vidéo vers les formats WAV, FLAC et AAC acceptés par le CINES. Attention : toute opération de reformatage est susceptible d'altérer les fichiers.

Solution pour les fichiers PDF multiples (Mac)

La création d'un PDF unique peut poser problème avec WORD pour Mac car le logiciel crée plusieurs fichiers PDF à partir d'un fichier Word. Télécharger ici, une solution possible.